ePUAP

PETYCJE

INFORMACJA PUBLICZNA

KWALIFIKACJA WOJSKOWA

KONKURSY

Wybory

Urząd Miasta

Poradnik interesanta

Rekrutacja

Organizacja działania Samorządu

Prawo Lokalne

Jednostki Organizacyjne

Organy Miasta

Oświadczenia Majątkowe

Finanse Miasta

Gospodarka

Strategie, Programy, Zamierzenia

Kontrola w administracji

Informacje

Obsługa Biuletynu

Wydział Organizacji (OR)

Wydział Organizacji

Naczelnik Wydziału
URSZULA PUSTELNIK

tel.: +48 94 3551590 | fax: +48 94 3523769 | pokój nr 110

Do podstawowych zadań Wydziału Organizacji należą sprawy związane z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, a w szczególności:

  1. Realizacja zadań w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu:
    1. prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń Prezydenta oraz zbioru poleceń służbowych Prezydenta i Sekretarza Miasta,
    2. prowadzenie rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
    3. prowadzenie rejestru upoważnień do przeprowadzania kontroli,
    4. sporządzanie sprawozdań z realizacji zarządzeń i zarządzeń wewnętrznych Prezydenta Miasta,
    5. prowadzenie rejestru wystąpień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych,
    6. prowadzenie rejestrów umów Wydziału i umów wieloletnich Urzędu,
    7. prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń Urzędu i innych jednostek zewnętrznych,
    8. prowadzenie wykazu rejestrów aktualnie prowadzonych w Urzędzie,
    9. prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
    10. sporządzanie protokołów z posiedzeń Kolegium Prezydenta Miasta,
    11. prowadzenie spraw dotyczących herbu i logo miasta Kołobrzeg,
    12. prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników Urzędu oraz dla dyrektorów/kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,
    13. opracowywanie pełnomocnictw i upoważnień oraz zakresów czynności dla najwyższego kierownictwa oraz nadzór nad ich aktualnością,
    14. prowadzenie spraw związanych ze skargami zgodnie z procedurą procesową SZJ P-III-02 „Rozpatrywanie skarg i wniosków”, sprawowanie nadzoru nad terminowością rozpatrywania skarg przez wydziały Urzędu,
    15. opracowywanie rocznych sprawozdań z realizacji podjętych uchwał,
    16. opracowywanie bieżących sprawozdań z działalności Prezydenta Miasta na sesje Rady Miasta,
    17. uaktualnianie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kołobrzeg,
    18. obsługa sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta Miasta.
  2. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem będącym w użytkowaniu Urzędu, w tym:
    1. zapewnienie łączności telefonicznej Urzędu,
    2. zapewnienie ochrony fizycznej i monitoringu obiektów Urzędu,
    3. prowadzenie gospodarki środkami transportu będącymi własnością Urzędu,
    4. zapewnienie utrzymania czystości w obiektach i dbałość o ich estetykę,
    5. prowadzenie spraw związanych z realizacją dostaw, usług dla bieżącego funkcjonowania urzędu,
    6. prowadzenie biblioteki Urzędu,
    7. techniczna obsługa spotkań, obrad sesji Rady Miasta i innych uroczystości,
    8. bieżące zakupy na potrzeby Urzędu,
    9. zapewnianie materiałowo-technicznych warunków pracy Urzędu
    10. prowadzenie spraw Zarządów Osiedli w zakresie rozliczania przyznanych środków na cele administracyjno-biurowe,
    11. prowadzenie zbioru rocznych sprawozdań z funkcjonowania Rad Osiedli oraz przekazywanie ich merytorycznym wydziałom,
    12. gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci i stempli, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i stemple,
    13. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku gminy i Urzędu .
  3. Realizowanie zadań dotyczących zabezpieczenia od strony organizacyjnej prawidłowego przeprowadzenia wyborów: Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu, do Parlamentu Europejskiego, wyborów samorządowych, do Rad Osiedli oraz referendum ogólnokrajowego lub gminnego.
  4. Administrowanie budynkami Urzędu, salami narad oraz planowanie remontów, w tym:
    1. zawieranie umów na dostawy mediów, wynajmu, dzierżawy itp.,
    2. dbanie o prawidłowe oznakowanie Urzędu,
    3. prowadzenie spraw związanych z realizacją usług i robót remontowych dla Urzędu
    4. prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia Urzędu wraz z bieżącą kontrolą ich stanu,
    5. wywieszanie flagi państwowej i dekorowanie budynków Urzędu z okazji m. in. świąt państwowych, uroczystości i rocznic,
    6. współpraca z konserwatorem zabytków zakresie obsługiwanych obiektów
  5. Organizowanie i nadzorowanie obsługi kurierskiej Urzędu na terenie miasta .
  6. Prowadzenie Biura Obsługi Klienta, w tym:
    1. udzielanie informacji klientom o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie,
    2. prowadzenie kancelarii Urzędu oraz komputerowego rejestru pism i dokumentów,
    3. obsługa centrali telefonicznej,
    4. organizacja obsługi pocztowej.
  7. Koordynowanie działań związanych z instrukcją kancelaryjną, JRWA oraz instrukcją w/s organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w tym :
    1. koordynowanie działania systemu EZD,
    2. nadzorowanie prawidłowego stosowania JRWA,
    3. prowadzenie Archiwum Urzędu Miasta Kołobrzeg :
    4. przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych Urzędu ,
    5. przechowywanie zasobów archiwalnych, udostępnianie dokumentów dla celów służbowych i naukowo- badawczych,
    6. weryfikowanie, klasyfikowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej

Wydział Organizacji (OR)

Naczelnik Wydziału URSZULA PUSTELNIK 590 110
Zastępca Naczelnika Małgorzata Łabędź - Figurska 599 5
Inspektor ds. poczty kurierskiej i archiwum zakładowego Hanna Dąbrowska 547 5
Inspektor ds. gospodarczych Agnieszka Kabacińska 593 5
Referent ds. administracji i obsługi kancelarii Prezydenta Kamila Jazowska - Boruch 510 105
Inspektor ds. administracji i obsługi kancelarii zastępców Prezydenta Ewelina Fusińska 591 108

Biuro Obsługi Klienta - ul. Ratuszowa 12

Podinspektor ds. obsługi klienta Natalia Barska 500 -
Inspektor ds. obsługi klienta Gabriela Zatowska 594 -