ePUAP

PETYCJE

INFORMACJA PUBLICZNA

KONKURSY

Wybory

Urząd Miasta

Poradnik interesanta

Rekrutacja

Organizacja działania Samorządu

Prawo Lokalne

Jednostki Organizacyjne

Organy Miasta

Oświadczenia Majątkowe

Finanse Miasta

Gospodarka

Strategie, Programy, Zamierzenia

Kontrola w administracji

Informacje

Obsługa Biuletynu

Wydział Organizacji (OR)

Wydział Organizacji

Naczelnik Wydziału
URSZULA PUSTELNIK

tel.: +48 94 3551590 | fax: +48 94 3523769 | pokój nr 110

Do podstawowych zadań Wydziału Organizacji należą sprawy związane z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, a w szczególności:

  1. Realizacja zadań w zakresie organizacji i funkcjonowania Urzędu:
    1. prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń Prezydenta oraz zbioru poleceń służbowych Prezydenta i Sekretarza Miasta,
    2. prowadzenie rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
    3. prowadzenie rejestru upoważnień do przeprowadzania kontroli,
    4. sporządzanie sprawozdań z realizacji zarządzeń i zarządzeń wewnętrznych Prezydenta Miasta,
    5. prowadzenie rejestru wystąpień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych,
    6. prowadzenie rejestrów umów Wydziału i umów wieloletnich Urzędu,
    7. prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń Urzędu i innych jednostek zewnętrznych,
    8. prowadzenie wykazu rejestrów aktualnie prowadzonych w Urzędzie,
    9. prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej,
    10. sporządzanie protokołów z posiedzeń Kolegium Prezydenta Miasta,
    11. prowadzenie spraw dotyczących herbu i logo miasta Kołobrzeg,
    12. prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników Urzędu oraz dla dyrektorów/kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,
    13. opracowywanie pełnomocnictw i upoważnień oraz zakresów czynności dla najwyższego kierownictwa oraz nadzór nad ich aktualnością,
    14. prowadzenie spraw związanych ze skargami zgodnie z procedurą procesową SZJ P-III-02 „Rozpatrywanie skarg i wniosków”, sprawowanie nadzoru nad terminowością rozpatrywania skarg przez wydziały Urzędu,
    15. opracowywanie rocznych sprawozdań z realizacji podjętych uchwał,
    16. opracowywanie bieżących sprawozdań z działalności Prezydenta Miasta na sesje Rady Miasta,
    17. uaktualnianie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kołobrzeg,
    18. obsługa sekretariatów Prezydenta i Zastępców Prezydenta Miasta.
  2. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem będącym w użytkowaniu Urzędu, w tym:
    1. zapewnienie łączności telefonicznej Urzędu,
    2. zapewnienie ochrony fizycznej i monitoringu obiektów Urzędu,
    3. prowadzenie gospodarki środkami transportu będącymi własnością Urzędu,
    4. zapewnienie utrzymania czystości w obiektach i dbałość o ich estetykę,
    5. prowadzenie spraw związanych z realizacją dostaw, usług dla bieżącego funkcjonowania urzędu,
    6. prowadzenie biblioteki Urzędu,
    7. techniczna obsługa spotkań, obrad sesji Rady Miasta i innych uroczystości,
    8. bieżące zakupy na potrzeby Urzędu,
    9. zapewnianie materiałowo-technicznych warunków pracy Urzędu
    10. prowadzenie spraw Zarządów Osiedli w zakresie rozliczania przyznanych środków na cele administracyjno-biurowe,
    11. prowadzenie zbioru rocznych sprawozdań z funkcjonowania Rad Osiedli oraz przekazywanie ich merytorycznym wydziałom,
    12. gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci i stempli, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i stemple,
    13. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku gminy i Urzędu .
  3. Realizowanie zadań dotyczących zabezpieczenia od strony organizacyjnej prawidłowego przeprowadzenia wyborów: Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu, do Parlamentu Europejskiego, wyborów samorządowych, do Rad Osiedli oraz referendum ogólnokrajowego lub gminnego.
  4. Administrowanie budynkami Urzędu, salami narad oraz planowanie remontów, w tym:
    1. zawieranie umów na dostawy mediów, wynajmu, dzierżawy itp.,
    2. dbanie o prawidłowe oznakowanie Urzędu,
    3. prowadzenie spraw związanych z realizacją usług i robót remontowych dla Urzędu
    4. prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia Urzędu wraz z bieżącą kontrolą ich stanu,
    5. wywieszanie flagi państwowej i dekorowanie budynków Urzędu z okazji m. in. świąt państwowych, uroczystości i rocznic,
    6. współpraca z konserwatorem zabytków zakresie obsługiwanych obiektów
  5. Organizowanie i nadzorowanie obsługi kurierskiej Urzędu na terenie miasta .
  6. Prowadzenie Biura Obsługi Klienta, w tym:
    1. udzielanie informacji klientom o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie,
    2. prowadzenie kancelarii Urzędu oraz komputerowego rejestru pism i dokumentów,
    3. obsługa centrali telefonicznej,
    4. organizacja obsługi pocztowej.
  7. Koordynowanie działań związanych z instrukcją kancelaryjną, JRWA oraz instrukcją w/s organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w tym :
    1. koordynowanie działania systemu EZD,
    2. nadzorowanie prawidłowego stosowania JRWA,
    3. prowadzenie Archiwum Urzędu Miasta Kołobrzeg :
    4. przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych Urzędu ,
    5. przechowywanie zasobów archiwalnych, udostępnianie dokumentów dla celów służbowych i naukowo- badawczych,
    6. weryfikowanie, klasyfikowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej

Wydział Organizacji (OR)

Naczelnik Wydziału URSZULA PUSTELNIK 590 110
Zastępca Naczelnika Małgorzata Łabędź - Figurska 599 5
Inspektor ds. poczty kurierskiej i archiwum zakładowego Hanna Dąbrowska 547 5
Inspektor ds. gospodarczych Agnieszka Kabacińska 593 5
Referent ds. administracji i obsługi kancelarii Prezydenta Kamila Jazowska - Boruch 510 105
Inspektor ds. administracji i obsługi kancelarii zastępców Prezydenta Ewelina Fusińska 591 108

Biuro Obsługi Klienta - ul. Ratuszowa 12

Podinspektor ds. obsługi klienta Natalia Barska 500 -
Inspektor ds. obsługi klienta Gabriela Zatowska 594 -