Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Miasta Kołobrzeg

Wydział Administracyjno - Gospodarczy

 Do podstawowych zadań Wydziału należą sprawy związane z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, a w szczególności:

• Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem mieniem będącym w użytkowaniu Urzędu, w tym:
  • zapewnienie łączności telefonicznej Urzędu,
  • zapewnienie ochrony fizycznej i monitoringu obiektów Urzędu,
  • prowadzenie gospodarki środkami transportu będącymi własnością Urzędu,
  • zapewnienie utrzymania czystości w obiektach i dbałość o ich estetykę,
  • prowadzenie spraw związanych z realizacją dostaw, usług dla bieżącego funkcjonowania urzędu,
  • prowadzenie biblioteki Urzędu,
  • techniczna obsługa spotkań, obrad sesji Rady Miasta i innych uroczystości,
  • bieżące zakupy na potrzeby Urzędu,
  • zapewnianie materiałowo-technicznych warunków pracy Urzędu,
  • gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci i stempli, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i stemple,
  • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku gminy i Urzędu.
• Realizowanie zadań dotyczących zabezpieczenia od strony organizacyjnej prawidłowego przeprowadzenia wyborów: Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu, do Parlamentu Europejskiego, wyborów samorządowych, do Rad Osiedli oraz referendum ogólnokrajowego lub gminnego.
• Administrowanie budynkami Urzędu, salami narad oraz planowanie remontów, w tym:
  • zawieranie umów na dostawy mediów, wynajmu, dzierżawy itp.,
  • dbanie o prawidłowe oznakowanie Urzędu,
  • prowadzenie spraw związanych z realizacją usług i robót remontowych dla Urzędu,
  • prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia Urzędu wraz z bieżącą kontrolą ich stanu,
  • wywieszanie flagi państwowej i dekorowanie budynków Urzędu z okazji m. in. świąt państwowych, uroczystości i rocznic,
  • współpraca z konserwatorem zabytków zakresie obsługiwanych obiektów.
• Organizowanie i nadzorowanie obsługi pocztowej i kurierskiej Urzędu na terenie miasta.
• Koordynowanie działań związanych z instrukcją kancelaryjną, JRWA oraz instrukcją w/s organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w tym:
  • koordynowanie działania systemu EZD,
  • nadzorowanie prawidłowego stosowania RWA,
  • prowadzenie Archiwum Urzędu Miasta Kołobrzeg:
  • przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych Urzędu,
  • przechowywanie zasobów archiwalnych, udostępnianie dokumentów dla celów służbowych i naukowo-badawczych,
  • weryfikowanie, klasyfikowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej.

WYKAZ TELEFONÓW URZĘDU MIASTA