Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Miasta Kołobrzeg

SEKRETARZ MIASTA

Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

• zapewnienie warunków organizacyjnych i technicznych sprawnego funkcjonowania Urzędu,
• realizacja zadań Urzędu oraz stworzenie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
• organizowanie i planowanie pracy Urzędu, nadzór nad jego działalnością z uwzględnieniem dbałości o właściwą obsługę klientów oraz załatwianie skarg i wniosków,
• inspirowanie usprawnień, wdrażanie nowoczesnych metod organizacji,
• rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy pracownikami Urzędu,
• sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Naczelnikami Wydziałów w zakresie organizacji pracy i sprawnego wykonywania zadań,
• procedura kontroli funkcjonalnej Urzędu, a w szczególności:
• w zakresie przestrzegania zasad terminowości i zgodności z prawem postępowania administracyjnego,
• w zakresie przestrzegania regulaminów, zarządzeń oraz poleceń służbowych,
• w zakresie realizacji wniosków z kontroli funkcjonalnych i zewnętrznych.
• nadzór nad przygotowywaniem i obsługą pracy Prezydenta,
• pełnienie - z upoważnienia Prezydenta - określonych funkcji pracodawcy w stosunku do pracowników Urzędu,
• przyjmowanie ustnego oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,
• koordynowanie prac związanych z wyborami,
• wykonywanie innych czynności powierzonych przez Prezydenta,
• prowadzenie spraw Miasta powierzonych przez Prezydenta,
• sprawowanie nadzoru nad obiegiem dokumentów w Urzędzie,
• sprawowanie nadzoru nad stosowaniem i przestrzeganiem przez pracowników Urzędu Miasta Kołobrzeg Instrukcji Kancelaryjnej, Regulaminu Organizacyjnego, Polityki i Instrukcji dotyczących ochrony danych osobowych Urzędu Miasta Kołobrzeg, Kodeksu postępowania administracyjnego i innych aktów regulujących pracę Urzędu,
• nadzorowanie procedur udostępniania informacji publicznej,
• wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do Prezydenta Miasta, za wyjątkiem czynności należących do kompetencji Przewodniczącego Rady Miasta Kołobrzeg (nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy) oraz Rady Miasta Kołobrzeg (ustalanie wynagrodzenia),
• nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i egzaminów dla nowozatrudnionych pracowników urzędu,
• nadzór nad funkcjonowaniem wewnętrznego systemu zarządzania jakością w Urzędzie Miasta Kołobrzeg,
• wspieranie przedsiębiorczości,
• nadzór nad realizacją zadań związanych z wydawaniem i cofaniem zezwoleń, licencji oraz zaświadczeń na prowadzenie działalności gospodarczej,
• w zakresie spraw Urzędu Stanu Cywilnego realizacja zadań wynikających z przepisów prawa o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego i innych związanych
• z nimi przepisami oraz zadań wynikających z konwencji i umów międzynarodowych, a w szczególności:
• rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów prowadzona w księgach stanu cywilnego,
• prowadzenie spraw dotyczących innych zdarzeń, mających wpływ na stan cywilny osób - rozwody, separacja, przysposobienie itp.,
• sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
• wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń.
• wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie upoważnień udzielonych przez Prezydenta.
• przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
• wykonywanie zadań wynikających z konkordatu,
• prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji administracyjnych o zmianie imienia i nazwiska,
• wydawanie decyzji administracyjnych w zakresie umiejscawiania, uzupełniania, prostowania, odtwarzania treści aktów stanu cywilnego,
• przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.

W zakresie powierzonych obowiązków Sekretarz Miasta zapewnia kompleksowe rozwiązanie problemów w ramach środków finansowych określonych w budżecie.

Sekretarz prowadzi bezpośredni nadzór nad:

• Wydziałem Administracyjno-Gospodarczym;
• Wydziałem Obsługi Mieszkańców;
• Biurem Kadr i Płac;
• Biurem Rady Miasta;
• Biurem Informatyki;
• Biurem Zamówień Publicznych.

WYKAZ TELEFONÓW URZĘDU MIASTA