
"RODO" - zmiany w przepisach dotyczących
ochrony danych osobowych
CO TO JEST RODO?
Szanowni Państwo, od 25 maja 2018 roku obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony
osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w
sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
(ogólne rozporządzenie o ochronie danych określane jako "RODO"). Posługiwanie
się terminem RODO jest powszechnie używanym skrótem ww. rozporządzenia. Celem
wprowadzenia nowych regulacji jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych
osobowych na terenie Unii Europejskiej.
Prezydent Miasta Kołobrzeg w świetle przepisów prawa jest Administratorem
Państwa danych osobowych. Oznacza to, że podejmujemy adekwatne środki techniczne
oraz organizacyjne, aby w sposób rzetelny, legalny i transparentny zapewnić
bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych.
OGÓLNE ZASADY PRZETWARZANIA TWOICH DANYCH OSOBOWYCH.
Administratorem Danych jest Prezydent Miasta Kołobrzeg z siedzibą przy ul.
Ratuszowej 13, 78-100 Kołobrzeg.
Prezydent Miasta Kołobrzeg wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), który
m.in. monitoruje przestrzeganie przepisów RODO przez Administratora Danych. Z
IOD mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących
przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z
przetwarzaniem danych osobiście w siedzibie Urzędu Miasta
Kołobrzeg, telefonicznie pod nr tel. 94-35-51-584, lub mailowo:
iod@um.kolobrzeg.pl lub pisemnie na adres Urzędu Miasta Kołobrzeg.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady, jakimi kierujemy się przy
przetwarzaniu Państwa danych osobowych:
- Dane osobowe zbierane są tylko i wyłącznie w minimalnym zakresie czyli
niezbędnym do realizacji celów i zadań, dla których są zbierane. Na przykład
zbieramy dane osobowe w celu naliczenia stosownego podatku od nieruchomości,
rolnego, itp., wydania dowodu
osobistego, wydania urzędowych zaświadczeń, decyzji, jak również dane w celu
zorganizowania i przeprowadzenia różnego rodzaju konkursów, przyznania
nagród, stypendiów, itp.
- Cele w jakich zbierane są dane osobowe szczegółowo i jasno zostały
określone w przepisach prawa - nie przetwarzamy danych w
sposób niezgodny z tymi celami.
- Dbamy o aktualność i poprawność danych osobowych i niezwłocznie
reagujemy na każde wnioski o sprostowanie czy ich aktualizację.
- Realizujemy przysługujące prawa do usunięcia danych osobowych, wycofania
zgody, ograniczenia przetwarzania do przenoszenia danych, prawa wniesienia
sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawa do niepodlegania decyzji opartej
wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu.
Niemniej jednak ww. prawa mogą podlegać ograniczeniom, które wynikają wprost
z przepisów prawa.
- Zasady gromadzenia i przechowywania danych osobowych regulują przepisy
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz
rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z
dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i
kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
- Chronimy dane osobowe przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem
zniszczeniem, utratą, modyfikacją, jak i nieuprawnionym ujawnieniem lub
nieuprawnionym dostępem.
- Jeżeli dane osobowe są udostępniane innym podmiotom, następuje to w sposób bezpieczny, umownie zabezpieczony oraz zgodny z obowiązującymi
przepisami prawa.
- Administrator Danych wdrożył i przestrzega środki techniczne i
organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO. Opracowano i
wdrożono szereg procedur mających między innymi za zadanie zabezpieczyć dane
osobowe przed dostępem osób nieuprawnionych.
- Do przetwarzania danych osobowych zostały dopuszczone tylko i wyłącznie
osoby posiadające do tego odrębne upoważnienie nadane przez Administratora
Danych.
- Systemy informatyczne umożliwiają odnotowanie każdej operacji
wykonywanej na danych osobowych.
- Stosowane są metody polegające na szyfrowaniu danych ich
pseudonimizacji, jak i pełnej anonimizacji danych osobowych.
PRZYSŁUGUJĄCE PAŃSTWU PRAWA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH
OSOBOWYCH
Prezydent Miasta Kołobrzeg realizuje przysługujące Państwu prawa związane z
przetwarzaniem danych osobowych. Prawa te wynikają z art. 15 - 21 RODO i
dotyczą:
- Prawa dostępu do danych osoby której dane
osobowe dotyczą - mają Państwo prawo do otrzymania od Administratora Danych
potwierdzenia czy Wasze dane osobowe są przetwarzane i w jaki sposób się to
odbywa.
- Prawa do sprostowania danych - mają
Państwo prawo do żądania od Administratora Danych niezwłocznego sprostowania
swoich danych, które są nieprawidłowe oraz prawo do żądania uzupełnienia
niekompletnych danych.
- Prawa do usunięcia danych tzw. "prawo do bycia zapomnianym" -
mają Państwo prawo do żądania od Administratora Danych niezwłocznego
usunięcia swoich danych.
- Prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych -
mają Państwo prawo do żądania od Administratora Danych ograniczenia
przetwarzania danych w ściśle określonych przypadkach, mianowicie:
- w przypadku zakwestionowania prawidłowości danych osobowych - na
okres pozwalający Administratorowi Danych sprawdzić prawidłowość tych
danych;
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą,
sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia
ich wykorzystywania;
- Administrator Danych nie potrzebuje już danych osobowych do celów
przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy wobec
przetwarzania - do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy
po stronie Administratora Danych są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu
osoby, której dane dotyczą.
- Prawa do przenoszenia danych - mają
Państwo prawo do otrzymania kopii danych osobowych, które nam
dostarczyliście jeśli przetwarzanie odbywa się w oparciu o
Państwa zgodę lub na podstawie umowy, oraz w sposób zautomatyzowany.
- Prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych
- jeśli przetwarzamy dane osobowe w celu wykonania
zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy
publicznej będziemy musieli zaprzestać przetwarzania Państwa danych, chyba,
że wykażemy istnienie istotnych, uzasadnionych podstaw dla przetwarzania,
które to obiektywnie powinny mieć pierwszeństwo nad Państwa niedogodnością
lub polegają na obronie naszych roszczeń. Prawo sprzeciwu przysługuje także
w przypadku, gdy przetwarzanie dotyczy marketingu bezpośredniego, w tym
profilowania, opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, np.
w związku z profilowaniem opartym o pliki cookies. W tym przypadku
przetwarzanie danych osobowych w tym celu musi zostać natychmiast
zaniechane.
- Prawa do złożenia skargi do organu nadzorczego -
mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
jeżeli uznacie, że przetwarzanie Waszych danych narusza przepisy prawa.
WAŻNE: Ww. prawa podlegają ograniczeniom, które wynikają wprost
z przepisów prawa. Każdorazowo realizacja przysługujących Państwu praw będzie
poprzedzona analizą formalno-prawną w tym zakresie.
Wszelkie wnioski dotyczące przetwarzanych danych osobowych, w tym
przysługujących Państwu praw, można przesłać mailowo na
adres: iod@um.kolobrzeg.pl, lub pisemnie na adres Urząd Miasta Kołobrzeg, ul.
Ratuszowa 13, 78-100 Kołobrzeg. Państwa wnioski zostaną spełnione bez zbędnej
zwłoki.
ZGODA OSOBY KTÓREJ DANE DOTYCZĄ
Jedną z przesłanek, która daje podstawę do przetwarzania Państwa danych
osobowych jest wyrażenie przez Państwa zgody na przetwarzanie danych. Dotyczy to
sytuacji, w których przetwarzanie danych nie odbywa się w oparciu o przepisy
prawa, a jest działaniem dobrowolnym Administratora Danych, tzn. nie jest
konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi
naszego prawnie uzasadnionego interesu. W takich przypadkach jeżeli zechcecie
Państwo skorzystać z danej usługi poprosimy Was o wyrażenie pisemnej zgody na
przetwarzanie danych osobowych. Tego typu zgoda może być w każdym czasie przez
Państwa wycofana i nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania
Waszych danych przed cofnięciem takiej zgody. Aby wycofać zgodę na przetwarzanie
danych wystarczy złożyć pisemny wniosek w Biurze Obsługi Klienta lub wysłać go
pocztą na adres Urząd Miasta Kołobrzeg, ul. Ratuszowa 13, 78-100 Kołobrzeg.
UDOSTĘPNIANIE DANYCH INNYM PODMIOTOM.
Państwa dane osobowe mogą być udostępnione tylko i wyłącznie podmiotom, które
mają do tego prawo określone w przepisach prawa lub za Państwa zgodą w
zależności od celu przetwarzania danych, oraz treści zgody na przetwarzanie i
udostępnienie.
W każdym przypadku, w którym Prezydent Miasta Kołobrzeg udostępnia dane dla
podmiotów zewnętrznych w celu realizacji konkretnej usługi zawierana jest
każdorazowo szczegółowa umowa powierzenia danych osobowych pomiędzy
Administratorem Danych, a podmiotem przetwarzającym. Taka umowa reguluje tryb,
zasady, cel przetwarzania, jak i środki bezpieczeństwa przetwarzania tych
danych oraz odpowiedzialność Administratora Danych jak i podmiotu
przetwarzającego.
Wskazujemy, że w przypadku gdy odbiorcy danych będą samodzielnie i w imieniu
własnym zbierać dane osobowe od Użytkownika i np. oferować produkty i usługi za
pośrednictwem własnych kanałów, są wówczas odrębnymi administratorami danych, i
w tym zakresie ponoszą swoją własną odpowiedzialność za przetwarzania takich
danych osobowych, nie podlegając warunkom Polityki ochrony danych Administratora
Danych.